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Organização e arquivamento de documentos

Dicas para organizar seus arquivos
 
Nada pior para a criatividade e a produtividade de um escritório do que papéis desorganizados, arquivos fora de ordem e documentos espalhados. Na busca por um papel específico são perdidos preciosos minutos, o que pode causar até mesmo irritação. Para por fim a esses contratempos, confira algumas dicas de como tornar seu ambiente de trabalho mais organizado.
 
Crie categorias e subcategorias, separando seus documentos, arquivos e apontamentos de acordo com o tipo. Por exemplo: cheques, contratos, faturas. Nesses casos, as subcategorias seriam para cheques: vencidos, pagos, reincididos e assim por diante.
 
Para deixar tudo sempre organizado, use um arquivo suspenso para cada categoria e subcategoria. Se houver espaço e demanda, uma gaveta para cada classificação.
 
 
Recorra às pastas para organizar papéis, separando tudo por data, tipo e/ou função. Coloque cada folha em sua pasta correspondente e as identifique. Assim quando passar um ano ou meses, você saberá quando e onde a arquivou. Em grandes empresas, onde impere o trabalho em equipe, anotar o nome de quem arquivou também é interessante, para evitar problemas futuros.
 
Em casos de dúvida em relação à categoria de determinado arquivo, quando, por exemplo, um documento se encaixa em mais de uma classificação, escolha uma delas e o arquive, mas lembre-se de que colocar referências nas duas pastas.
 
Tenha gavetas e armários amplos. Isso porque é preciso ter espaço suficiente para que arquivos não se percam ou atrapalhem. Por isso, escolha móveis grandes e que sejam aproveitáveis por um período pré-fixado, como um ano, por exemplo.
 
Por fim, deixe definido um dia específico para arquivar toda a papelada. Dependendo da rotina de seu escritório, será necessário fazer essa atividade diária ou semanalmente. Em situações quando não há muita circulação de papel, é possível que o arquivamento seja feito mensalmente. O importante é manter uma regularidade na atividade para que ela se torne um hábito.